Archiefwet
In Nederland geldt strenge wet- en regelgeving voor het beheer van archieven. In de Archiefwet zijn de basisregels voor de zorg en het beheer van archieven op hoofdlijnen vastgelegd, zoals de openbaarheid en het kosteloos inzien van stukken in de studiezaal. In het Archiefbesluit en de Archiefregeling zijn die regels verder uitgewerkt. In de gemeenten stellen de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders de regelgeving voor het archiefbeheer vast in een archiefverordening en een aantal besluiten.
De gemeentearchivaris heeft de wettelijke taak toezicht te houden op de overheidsarchieven die nog niet zijn overgebracht. Bij het Regionaal Archief Dordrecht houden twee archiefinspecteurs namens de gemeentearchivaris toezicht op het archiefbeheer. Ze controleren de kwaliteit van de archieven die uiteindelijk ‘voor de eeuwigheid’ in de collectie van de archiefbewaarplaats worden opgenomen. Bij het tot stand komen van een kwalitatief hoogwaardig archief is een goede selectie onontbeerlijk. Uiteindelijk komt slechts 20% van de totale administratieve neerslag van de lokale overheid voor permanente bewaring in aanmerking.
De archiefinspecteurs beoordelen jaarlijks de vernietigingslijsten die de gemeentelijke overheden indienen. Op grond van een positieve beoordeling wordt een machtiging tot vernietiging verleend voor de archiefbescheiden die geen waarde meer hebben voor de organisatie, de recht- en bewijszoekende burger of het nageslacht. De gemeenten mogen geen informatie vernietigen zonder voorafgaande toestemming van de gemeentearchivaris.
Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)
De Algemene verordening gegevensbescherming is een Europese verordening die de regels voor de verwerking van persoonsgegevens door particuliere bedrijven en overheidsinstanties in de hele Europese Unie standaardiseert. De verordening regelt de privacybescherming van nog levende personen. Vooral de openbaarheid van bijzondere persoonsgegevens, zoals geloofsovertuiging, seksuele geaardheid, medische en strafrechtelijke gegevens is beperkt, soms tot wel 110 jaar. Voor het inzien van deze stukken bestaan strenge regels.
Auteurswet
De Auteurswet is de wet die in Nederland het auteursrecht, waaronder portretrechten, regelt. De wet bepaalt onder andere dat alleen de maker van een werk het recht heeft om het openbaar te maken of te vermenigvuldigen. Het recht geldt tot 70 jaar na overlijden van de maker. Het auteursrecht kan worden overgedragen aan bijvoorbeeld een archiefinstelling. Er zijn speciale regels voor 'verweesde' werken. Hiervan is de maker niet meer te achterhalen.
Wet hergebruik van overheidsinformatie
Het Regionaal Archief Dordrecht stelt toegangen en indexen als open data beschikbaar op zijn website. Met het beschikbaar stellen van deze open data geven wij invulling aan de Wet hergebruik van overheidsinformatie. Voor overheden gaat het bij open data om overheidsinformatie die openbaar is, waar geen auteursrecht of andere rechten van derden op berust, die is bekostigd uit publieke middelen en is ontstaan door de uitvoering van een publieke taak en gratis hergebruikt mag worden. Open Data voldoen aan open standaarden, zodat derden deze gemakkelijk kunnen hergebruiken.