Particuliere archieven en collecties van bedrijven, kerken, stichtingen, verenigingen, personen en families kunnen een belangrijke bron van informatie vormen over de geschiedenis van Dordrecht en de regio. Om te toetsen of wij een particulier archief of collectie ter bewaring opnemen, passen wij selectiecriteria toe. Het aangeboden particuliere archiefbestand wordt getoetst aan ons acquisitieprofiel. Particuliere archieven kunnen aan ons worden geschonken of in langdurige bruikleen worden gegeven. Wanneer we constateren dat het aangeboden archief goed in onze collectie past, stellen we een overeenkomst van schenking of een overeenkomst van opneming op. Hierin kunnen eventueel speciale voorwaarden worden opgenomen, bijvoorbeeld ten aanzien van beperkte openbaarheid van bepaalde delen van het archief. Dit heeft vaak te maken met privacykwesties.
Steeds vaker wordt ons de vraag gesteld of wij particuliere collecties in digitale vorm kunnen opnemen. Om een eventuele opname van een digitaal particulier archiefbestand soepel te kunnen laten verlopen, heeft het Regionaal Archief Dordrecht richtlijnen opgesteld. Om te beginnen dient het te bewaren digitale archiefbestand onder andere te worden geschoond van overbodige of niet-relevante stukken zoals dubbelen. Archiefstukken die wel in aanmerking komen voor permanente bewaring zijn bijvoorbeeld stukken over:
- organisatie: oprichtingsstukken, statuten, huishoudelijke reglementen, aanstelling van bestuursleden, notulen of verslagen van vergaderingen, jaarverslagen, correspondentie, ledenadministratie, contacten met derden, jubilea.
- taakuitvoering: eigendom en beheer van gebouw(en), activiteiten, evenementen.
- financiën: begrotingen, kasboeken, jaarrekeningen, subsidies.
- personeel: organogram, personeelsuitstapjes, (personeels)dossiers van markante personen.
- documentatie: nieuwsbrieven, jubileumuitgaven, instructies, folders, affiches, foto's, gedenkboeken, films, cd-roms, dvd's, video’s, geluidsbanden.
De verdere richtlijnen hebben betrekking op structuur, benaming van bestanden en mappen en bestandsformaten:
Structureren
Archiveer op een (afgesproken) centrale plaats:
- één plaats in bijvoorbeeld Windows om documenten op te slaan voor een bepaald archief.
- Scan eventueel bijbehorende papieren documenten en sla ze digitaal op in het digitaal archief.
Breng een mappenstructuur aan:
- Bijvoorbeeld de mappenstructuur in Windows.
- Kijk uit met het aantal niveau’s (mappen in mappen): tot maximaal 5-7.
Benaming van mappen en bestanden
- Map- en bestandsnamen mogen niet de volgende karakters bevatten: < > : “ / \ | ? * #
- Map- en bestandsnamen mogen geen spaties en punten bevatten, behalve de punt voorafgaand aan een bestandsextensie.
De map- en bestandsnamen moeten voor overbrenging geschoond worden van deze karakters.
Benaming van mappen
Een goede benaming én een juiste plaats geven betekenis aan het digitaal archief.
- Werk in de benaming van (sub)mappen van algemeen naar specifiek. Bijvoorbeeld: Financiën > Begrotingen > Begroting 2019 >…
- Vermijd dezelfde naamgeving in eventuele onderliggende mappen (submappen). Dus niet: Financiën > Begrotingen > Begrotingen >…
- Begin bij voorkeur elke mapnaam met een nummer of een cijfer, zoals bijvoorbeeld 2018-foto’s in plaats van foto’s van 2018. Zo is de volgorde van mappen beter te bepalen, is het mogelijk om in de mappenstructuur hiërarchie aan te brengen en is het eenvoudiger om juiste map terug te vinden, vooral bij een groter digitaal archief.
Benaming van bestanden
- Geef een unieke en betekenisvolle benaming aan dossiers en/of documenten:
- Maak de benaming kort maar krachtig
- Werk ook hier van algemeen naar specifiek
- Vermijd ook hier identieke benamingen
- Voorkom verwarring (fiets-rijwiel; migratie)
- Vermijd benamingen als algemeen, diversen en varia
- Werk ook bij gebruik van datering in de benaming van dossiers en documenten van algemeen naar bijzonder. Dus bijvoorbeeld rapport_versie_2018-09-01 in plaats van rapport_versie_01-09-2018. Zo ontstaat een chronologisch juiste ordening.
Bestandsformaten
- Kies voor de over te brengen digitale bestanden een gestandaardiseerd en open bestandsformaat. Onderstaand tabel geeft weer welke bestandsformaten te gebruiken zijn voor een opname door het Regionaal Archief Dordrecht.
Informatiesoort >> Bestandsformaat
- Audio >> WAV, WAVE, BWF
- Database >> SQL, SIARD, ODB
- Document >> PDF/A-1, PDF/A-2, ODT
- E-mail >> EML
- Image >> TIFF, PNG
- Presentatie >> ODP, PDF/A
- Spreadsheet >> ODS, CSV, PDF/A
- Vector Image >> SVG
- Video >> Uncompressed 10-bit AVI, MOV, ProRes 4.2.2HQ
- Websites >> WARC